Vakantie… Een tijdje niets hoeven en een leeg hoofd zijn heerlijk! Helaas stapelen de e-mails en papieren in je postvak zich ondertussen wel op. Als er dan zo’n berg werk op je wacht, kan de moed je meteen weer in de schoenen zinken.

De verleiding is groot om dan je kop in het zand te steken. Bijkletsen met collega’s, wat langer koffie halen, nu.nl checken… Er is gelukkig genoeg ‘anders’ te doen! Ondertussen wordt de achterstand alleen maar groter…

Relaxed weer aan de slag

Als je weet dat je de achterstand snel kunt wegwerken, voelt het een stuk minder zwaar. Spreek met jezelf af dat je in twee dagen je inbox en je postvak leeg hebt. Dan ben je daarna weer klaar om aan de slag te gaan en begin je het nieuwe ‘seizoen’ met een ontspannen gevoel.

En wat doe je met de stapel werk? Met je normale manier van werken, red je het niet. De meeste mensen beginnen gewoon bovenaan de stapel en proberen zover mogelijk te komen. Als je een achterstand hebt, is dat niet handig. Alleen al omdat je waarschijnlijk meerdere e-mails hebt over hetzelfde onderwerp. Dan wil je alleen op de laatste email hoeven reageren. Als je het niet slim aanpakt, ben je er dus meer tijd mee kwijt dan nodig is. En dan is het logisch dat je het uitstelt.

Maak het jezelf gemakkelijk: enkele tips

Hoe help je jezelf door de berg werk? Een aantal tips:

1. Laat je out-of-office reply drie dagen langer doorlopen
2. Geef jezelf een paar extra dagen na je vakantie. Dan kun je eerst door de achterstand heen werken voordat je op nieuwe e-mails reageert. Zo voorkom je dat je achter de feiten aan blijft lopen.
3. Begin met eerst alles weg te gooien wat weg kan
4. De reclamefolders waar je niets mee wilt, kunnen meteen de papierbak in. Haal ook alvast alle post uit de enveloppen en je tijdschriften uit de plastic hoezen. En doe dat ook met je inbox. Gooi alle spam weg, net als alle nieuwsbrieven die je niet meer wilt lezen.
5. Maak stapels van dezelfde soort post
6. Dan kun je ze als stapel verwerken, in plaats van één voor één. Leg bijvoorbeeld alle tijdschriften op een stapel, alle rekeningen en alle overige brieven. Als je dezelfde soort stukken achter elkaar verwerkt, gaat het een stuk sneller.
7. Sorteer je inbox afwisselend op afzender en op onderwerp
8. Als je alle e-mails van dezelfde persoon bij elkaar hebt staan, weet je zeker dat de laatste e-mail bovenaan staat. Hetzelfde geldt voor e-mail discussies: sorteer je inbox op onderwerp. Dan kun je steeds op de laatste e-mail reageren. In Outlook sorteer je je inbox op verschillende categorieën met de knop ‘Gerangschikt op: Datum’, linksboven de e-mails in je inbox.
9. Wissel ‘quick wins’ en grote zaken af
10. Als je achter elkaar lange, ingewikkelde e-mails moet verwerken, kan dat heel demotiverend zijn. Wissel het af. Als je twee of drie grote e-mails hebt verwerkt, doe dan even tien korte mailtjes. Dan houd je het voor jezelf behapbaar.
11. Baken de tijd af dat je ‘stuff’ verwerkt Als je een eindtijd voor jezelf afspreekt, heb je iets om naartoe te werken. Zet bijvoorbeeld een kookwekker op twintig minuten en neem dan pauze. Als je de achterstand stukje bij beetje wegwerkt, ben je altijd nog eerder klaar dan wanneer je het drie dagen blijft uitstellen.
    

    Het gehele jaar door zo efficiënt mogelijk werken?

    Velen van ons gaan gewoon door als ze tegen een eigen geestelijke en/of fysieke grens aanlopen. Onder druk van de baas, hun gezin en om alles waar ze aan gewerkt hebben vast te houden, terwijl ze eigenlijk al diep van binnen voelen dat de situatie niet meer houdbaar is, pushen ze zichzelf verder. Tot het punt dat ze breken. Dit geldt niet alleen voor werk, maar ook voor school, relaties en andere zorgen. We gaan maar door en door, terwijl ons lichaam ons allemaal signalen geeft dat het niet goed gaat. We slapen moeilijk of weinig, voelen ons onrustig. Een teken van je lichaam dat je mag terugkeren naar jezelf en rust moet nemen. Doe je dit niet dan is het lastig om overzicht te houden en efficiënt te blijven werken. Beetje bij beetje stapelen de dingen zich weer op en laat je de lastige klusjes weer liggen tot morgen….of overmorgen en voordat je het weet heb je weer een achterstand en loop je steeds achter de feiten aan of val je van de ene in de andere deadline. Zorg dat je de regie blijft houden, geef je grenzen aan en zeg Nee als het niet meer lukt.

    Heb je hier wat hulp bij nodig? Maak dan eens een afspraak bij mij voor een knalsessie. Binnen 1,5 uur ga jij inzicht krijgen in de zaken waar je tegenaan loopt en hoe je deze kunt oplossen. Ik geef je tools om te ontspannen en de keuzes te maken die jou weer grip geven op je leven.

    
    Interessant artikel? Laat hieronder een reactie achter!